Rémunération du syndic professionnel

Le syndic doit commencer par indiquer ses jours et heures ouvrables de référence pour la détermination des modalités de la rémunération car certaines prestations (telle que par exemple, la tenue des assemblées générales), réalisées en dehors de ces heures, donnent lieu à la perception d’honoraires supplémentaires. Figurent ensuite au contrat les jours et heures d’accueil physique ou téléphonique des copropriétaires ou occupants de l’immeuble.

Rémunération forfaitaire

Le contrat type réaffirme que la rémunération du syndic est déterminée de manière forfaitaire mais que certaines prestations peuvent faire l’objet d’une rémunération supplémentaire. Il s’agit, d’une part, de celles dont la liste limitative est fixée en annexe au décret du 26 mars 2015, d’autre part, de celles relatives aux travaux visés à l’article 44 du décret de 1967 (v. ci-dessous). Une liste non limitative des prestations incluses dans le forfait figure en annexe au contrat de syndic. Elle est très similaire à celle de l’arrêté du 19 mars 2010 (◆ Arr. 19 mars 2010, NOR : ECEC1007420A : JO, 21 mars). Toutefois, elle comporte certaines nouveautés. Certaines résultent de la création de nouvelles tâches par la loi ALUR (ouverture du compte séparé destiné à recueillir les cotisations pour le fonds de travaux, appel de ces cotisations, mise à jour de l’immatriculation du syndicat, élaboration et mise à jour de la fiche synthétique). D’autres proviennent simplement de l’inclusion dans le forfait de missions déjà existantes mais qui ne figuraient pas dans la liste de 2010 : reconstitution des consommations, forfaits et régularisations sur compteurs en l’absence de relevé ; appels sur régularisations de charges, recouvrement des créances auprès des tiers avec relance par lettre simple avant mise en demeure ; calcul des intérêts au profit du syndicat ; attestation de TVA aux fournisseurs et prestataires ; gestion de tous les audits, diagnostics et dossiers obligatoires à l’exception – notable – du DPE et de l’audit énergétique ; vérifications périodiques des éléments d’équipement communs imposées par les réglementations en vigueur ; établissement et présentation en assemblée d’un plan prévisionnel de travaux ; gestion des procédures de rupture du contrat de travail. Afin que les choses soient claires, le nombre minimum de visites et vérifications périodiques de l’immeuble est consigné avec leurs durées, la présence ou l’absence du président du conseil syndical et la nécessité ou non de rédiger un rapport.
Il est désormais prévu que les frais de reprographie et les frais administratifs afférents aux prestations du forfait sont inclus dans la rémunération forfaitaire. En revanche, les frais d’envoi (frais d’affranchissement ou d’acheminement) des documents afférents à ces mêmes prestations doivent être remboursés au syndic.
Le contrat contient une estimation de la durée de l’assemblée générale annuelle et de sa plage horaire de déroulement. Il est indiqué si elle sera tenue par le syndic ou ses préposés (voire les deux). Le dépassement d’horaire est facturé comme une prestation particulière.
Les parties peuvent inclure dans le forfait des prestations qui n’y figurent en principe pas comme la préparation et la tenue d’assemblée générale supplémentaire ou l’organisation de réunion avec le conseil syndical. Inversement, le contrat récapitule ensuite les prestations qui peuvent être exclues de la mission. Il s’agit de l’ouverture d’un compte séparé, de l’ouverture d’un intranet (accès internet sécurisé aux documents de la copropriété, étant précisé que le texte nécessaire à la mise en oeuvre de ce système n’est
pas paru) ou de la délégation de la tenue des archives à un tiers. Pour ces deux dernières exclusions, la somme à déduire du forfait est stipulée dans le contrat et consiste soit dans un prix convenu par les parties, soit dans le montant TTC qui aurait été facturé par le prestataire.
La stipulation relative aux modalités de révision du forfait est optionnelle.

Rémunération complémentaire des prestations particulières

La loi ALUR a renversé le système auparavant applicable et, même si les tâches incluses dans le forfait sont tout de même énumérées par le décret du 26 mars, les prestations ouvrant droit à la perception d’une rémunération complémentaire sont également listées mais de façon limitative.
Six types de service, pour lesquels les modalités de tarification doivent être indiquées, donnent lieu à perception d’honoraires supplémentaires. Il s’agit :

des prestations relatives aux réunions et visites supplémentaires : sont énumérées d’abord la préparation, la convocation et la tenue d’une assemblée générale supplémentaire avec indication de sa durée prévisionnelle et de la tranche horaire, il est possible de stipuler une majoration spécifique pour dépassement d’horaires ; ensuite l’organisation de réunion du conseil syndical avec indication d’une durée prévisionnelle en plus de celles prévues dans le cadre du forfait et enfin la ou les visite(s) supplémentaire(s) de l’immeuble ;
des prestations relatives au règlement de copropriété ou à l’état descriptif de division (EDD) : une rémunération supplémentaire est possible dans le cas où l’assemblée décide de confier au syndic l’établissement ou la modification du règlement de copropriété à la suite d’une décision prise en application de l’article 26 ou s’agissant de la publication du règlement ou de l’EDD ou des modifications qui leur ont été apportées ;
des prestations de gestion administrative et matérielle des sinistres : sont visés le déplacement sur les lieux, la prise de mesures conservatoires, l’assistance aux mesures d’expertise et le suivi du dossier auprès de l’assureur. Les prestations effectuées en dehors des jours et heures ouvrables, peuvent, au choix de parties, donner lieu ou non à majoration des honoraires. Il est indiqué que viennent en déduction de la rémunération toute somme versée par l’assureur au syndic au titre de la couverture des diligences effectuées par ce dernier dans le cadre de la gestion de sinistre ;
des prestations relatives aux travaux et études techniques dont la liste est fixée à l’article 44 du décret de 1967. Ces honoraires doivent être votés lors de l’assemblée statuant sur les travaux et à la même majorité. Les diligences du syndic pour la réalisation d’un DPE ou d’un audit énergétique peuvent être rétribuées dans ce cadre ;
des prestations relatives aux litiges et contentieux (hors recouvrement de créances auprès des copropriétaires) : sont visés la mise en demeure par lettre recommandée AR ; la constitution du dossier transmis à l’avocat, à l’huissier ou à l’assureur protection juridique (hors formalités relatives à la gestion de sinistre : v. ci-dessus) et le suivi du dossier transmis à l’avocat ;
des autres prestations suivantes : diligences spécifiquement liées à la préparation des décisions d’acquisition ou de dispositions de parties communes (hors prestations de modification du règlement et de l’EDD consécutive à une décision de l’article 26, v. ci-dessus) ; reprise de la comptabilité sur exercice(s) antérieur(s) non approuvés ou non réparti(s), en cas de changement de syndic – solution qu’avait déjà adopté la cour d’appel de Grenoble (◆ CA Grenoble, 1re ch. civ., 5 mars 2012, no 10/00215) ; représentation du syndicat aux assemblées d’une structure extérieure (syndicat secondaire, union de syndicats, association syndicale libre) créée en cours de mandat ainsi qu’aux assemblées supplémentaires de ces mêmes structures si elles existaient antérieurement à la signature
du contrat de syndic ; constitution et suivi du dossier d’emprunt souscrit au nom du syndicat ; constitution et suivi d’un dossier de subvention au profit du syndicat ; immatriculation initiale du syndicat qui n’est pas encore entrée en vigueur (la mise à jour étant incluse dans le forfait).
La rémunération est calculée soit en application d’un coût horaire en proportion du temps passé, déterminé au contrat pour son montant par heure, hors taxes et toutes taxes comprises, soit, en application d’un tarif convenu par les parties pour chaque prestation particulière. Elle s’entend hors frais d’envoi. Ceux-ci (frais d’affranchissement ou d’acheminement) doivent être remboursés au syndic.